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Detalles de Noticia
Y esto, ¿lo puedo botar?
    Autor Lcda. Zoimé Álvarez Rubio
    Fecha 04/10/2021
    
 
Son muchos los documentos que día a día se generan y manejan en el contexto de los negocios. Estos pueden incluir documentos legales, contables, de nómina y de personal, entre otros. Como empresa, es importante contar con un sistema de organización de documentos que facilite el almacenamiento y manejo efectivo de los mismos. Pero más allá de eso, es crucial conocer el tiempo de retención recomendado de acuerdo al tipo de documento. 

Los documentos relacionados a un proceso de litigación deben retenerse hasta siete años después de que se cierre el caso. Por otro lado, los documentos de contabilidad en los renglones de cuentas a pagar, cuentas por cobrar y contabilidad general deben retenerse por un periodo de 10 años. Bajo los documentos de contabilidad se encuentran también los archivos bancarios tales como reconciliaciones, estados de cuenta, cheques cancelados, historial de depósitos y retiros, y transferencias electrónicas, que deben mantenerse por espacio de 20 años. En el caso de los estados financieros, es recomendable retenerlos indefinidamente. Lo mismo ocurre con las planillas estatales y federales radicadas y documentos relacionados; así como con documentos de nómina relacionados a ingresos, cheques y balances, que deben guardarse por tiempo indefinido. Respecto a los archivos de empleados, estos deben retenerse por un periodo de cinco años luego de terminada la relación laboral. 

Muchas veces tenemos dudas al disponer de documentos. ¡Pero ojo! Podrían ser necesarios años después. Evalúalos y asegúrate siempre antes de descartarlos. 

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